Définition

Le processus de management des coûts correspond à :

la planification de la gestion des coûts (comment va t-on gérer les coûts ?)
l'identification des coûts (quels sont les coûts ?)
leur estimation (à combien on les estime ?)
la détermination d'un budget (qui devra être approuvé ! par le client par exemple lors de la présentation du devis)
à la gestion et à la maîtrise des coûts (tout au long du projet pour que le projet soit achevé dans les limites du budget approuvé)

Deux types de coûts

Vous aurez deux types de coûts à gérer :

les coûts d'investissement (en anglais CAPEX)
- l'achat de matériel, de licences valables à vie (office 2016 par exemple), etc ...
- ainsi que le coût de la prestation ! le coût de votre équipe projet ! et margé (si c'est un projet pour un client et non un projet interne)
les coûts d'exploitation (en anglais OPEX)
- ce que le client va devoir payer tous les mois ou tous les ans : les connexions internet, les contrats de maintenance avec le fournisseur de l'ERP, etc ...

Comment identifier les coûts ?

Vous avez jusqu'ici produit deux livrables qui vous aideront à identifier les coûts :

le PBS
le planning (construit à partir du WBS, et donc aussi du PBS)

Pour calculer le coût du matériel :

analysez votre PBS et estimez le coût de chaque partie de votre solution (exemple pour une maison : le terrassement, les fondations, le gros-oeuvres, etc ...)

Pour calculer le coût de votre prestation :

utilisez votre MS Project (possibilité de générer des rapports, ou alors refaites tout simplement vos calculs sur Excel)
listez les coûts des sous-traitants : refonte du câblage des bâtiments, électricien, ...

Lorsque vous aurez identifié et estimé tous ces coûts, vous pourrez en faire une synthèse que vous présenterez :

au client, en tant que devis, pour signature et donc lancement du projet
en interne, au commanditaire (DSI, DAF, ...) pour validation du budget et donc lancement du projet

C'est une étape critique ! Si vous vous trompez dans l'établissement du budget/devis, vous ne respecterez pas l'un des indicateurs de performance les plus important de votre projet : le respect du budget.

Pour vous aider dans l'élaboration de votre budget et de votre devis, vous pouvez télécharger le modèle suivant :

3.2. Modèle estimatif budgétaire.xlsx

Etablissez le budget de votre projet.

3.2 Management des coûts