Cette étape est l'une des plus complexes de votre processus de management de projet car elle demande :

de penser "fonctionnel" avant de penser "solution technique"
de lister tous les besoins et de les formuler en terme de fonctions "Le SI doit permettre de ..."
beaucoup de temps et de rigueur pour remplir correctement le tableau qui suit

Modèle de document à télécharger :

Analyse fonctionnelle du SI et conception de la solution.xlsx

Comment utiliser ce document ?

(le document a été pré-rempli pour vous donner des exemples)

Les lignes sont découpées en 3 catégories : les 3 lots de votre projet PFR. Pour chacun de ces lots, vous devez lister les FONCTIONS et les CONTRAINTES. Prenez vous 30 minutes pour y réfléchir.
les colonnes en vert correspondent aux solutions techniques que vous proposez pour répondre aux besoins exprimés dans les FONCTIONS et CONTRAINTES.
Pour chaque FONCTION ou CONTRAINTE, si votre solution technique y répond, ajoutez une croix dans la colonne
Lorsque vous avez terminé de remplir le tableau (lignes, colonnes, croix), vous pouvez filtrer chaque solution technique pour observer à quelles FONCTIONS et CONTRAINTES elle répond. Vous utiliserez ensuite ces informations comme base pour la prochaine étape, le comparatif d'offres pour chaque solution.

👨‍🏫 Pour information :

Les fonctions et contraintes peuvent aussi être extraites de votre QQOQCP :

comment > contraintes particulières
comment > exigences du client

Quelques questions que vous pourriez vous poser :

➡️ "Je ne comprends pas le lien entre ce tableau est la suite du processus de management de projet ..." 😓

Observez l'image ci-dessous.

Je suis parti d'un tableau complètement rempli et j'ai filtré la colonne correspondant à la solution technique "Antivirus" (en sélectionnant les croix) pour n'afficher à l'écran que les fonctions auxquelles répond l'antivirus.

Il n'y a que deux fonctions affichées :

"Doit fournir une protection contre les virus informatique"
"Doit fournir une protection contre les ransomwares"

Dans une prochaine étape, si je veux faire un comparatif des logiciels antivirus du marché, les deux fonctionnalités principales de mon tableau de comparaison seront ces deux fonctions ! 🧐

Il me suffira ensuite, pour mon comparatif, de compléter avec des fonctionnalités secondaires que je pense pertinente pour le SI afin de comparer plus finement les logiciels.

(vous aurez accès à ce modèle dans une prochaine étape "Comparatif des solutions")

➡️ "Faut-il impérativement remplir ce document quand je gère un projet ?"

La plupart du temps, vous gérez un projet en fonctionnant en mode analogie. Vous devez déployer une nouvelle infra, le besoin ressemble beaucoup à un projet que vous avez déjà géré, vous passez directement à la conception de la solution technique, puisque vous avez déjà le schéma en tête. Et 9 fois sur 10 vous n'avez quasiment aucun problème qui vient s'ajouter.

Quel est le risque si vous fonctionnez de cette manière pour tous vos projets ?

Si systématiquement, vous passez directement à la solution technique sans analyser correctement le besoin, vous risquez un jour d'oublier un élément crucial.

Donc non, vous n'êtes pas obligé de remplir à chaque fois ce tableau excel, mais dites vous que si vous le faites une fois, il vous servira de modèle pour tous vos prochains projets. Il vous servira de pense-bête, de check list à vérifier pour l'élaboration de votre solution.

➡️ "Et la bête à corne dans tout çà ? et le diagramme de pieuvre ?"

Il existe effectivement deux outils vous permettant d'effectuer une analyse fonctionnelle :

la bête à corne
le diagramme de pieuvre

Grâce à ces deux outils d'aide à l'analyse, vous réussirez plus facilement à rédiger votre Cahier des Charges Fonctionnels.

Il est conseillé d'utiliser ces outils, mais dans la vraie vie, pour des projets d'infrastructure, peu de gens le font ...

2.3 Analyse fonctionnelle et conception de la solution