L'un des derniers livrables que vous avez produit lors de la précédente phase (conception) est le PBS.

Le PBS sert à découper le produit en lots afin d'avoir une représentation visuelle et commune avec toutes les parties prenantes du projet.

Pour rappel, exemple de PBS pour un SI :

Mais sur le PBS, vous ne voyez ni les ACTIVITES du projet (Former les utilisateurs, planifier le projet, rédiger le CDC...) ni les RESSOURCES HUMAINES du projet !

Présentation du WBS

Les activités de votre projet sont représentées sous la forme d'un autre organigramme : un WBS (Work Breakdown Structure) ou Structure de Découpage des Activités (en français).

Pour démarrer votre WBS :

Notez le nom de votre produit dans la première tuile
Notez le nom des phases dans les tuiles de second niveau : Démarrage > analyse & conception > Planification > Exécution > Clôture
Continuez votre arborescence en précisant toutes les activités et sous-activités du projet

Remarque importante :

Un WBS n'est pas une checklist ! La règle est la suivante : tant qu'une activité se fait à plusieurs personnes, vous pouvez la découper. Puisque l'objectif sera ensuite d'utiliser ce WBS pour l'injecter dans votre logiciel de planification !

Vous êtes chef de projet. Votre rôle est de planifier le PROJET. Pas de rédiger les listes de tâches de chaque technicien du projet. Lorsque vous dites à un technicien "Installe moi un contrôleur de domaine", il sait ce qu'il doit faire, vous n'avez pas besoin de préciser dans votre planification : installation du serveur, configuration de l'AD, etc ...

Un WBS de mise en place d'un SI pourrait ressembler à çà :

Et en ROUGE, OUI, VOUS AVEZ BIEN VU, au niveau de la tuile rouge, vous allez tout simplement, copier-coller le PBS de votre précédent xmind !

😱😱😱

Eh oui, c'est comme çà que vous faites le lien entre le PBS et le WBS ! Et votre PBS collé dans votre WBS vous permet de détailler les activités de la mise en place de la solution.

Ensuite il ne vous restera plus qu'à reformuler les tuiles de la partie PBS de votre WBS. Exemple : "Serveur AD" deviendra "Installation du serveur AD"

A votre tour ! Concevez votre WBS puis intégrez-y votre PBS.

Présentation de l'OBS

Vous venez de terminer votre WBS, vous avez donc une vue d'ensemble des activités du projet. Cependant, vous ne savez pas encore quel ressource il faudra affecter à chaque activité !

Cette affectation, vous pourrez la faire plus tard, dans votre logiciel de gestion de projet favori. Mais en attendant, vous pouvez élaborer un autre organigramme, pour avoir une vue d'ensemble de toutes les ressources nécessaires !

Cet organigramme s'appelle : l'OBS (Organizational Breakdown Structure).

L'OBS, en français Structure organisationnelle du projet, est un organigramme qui représente les ressources nécessaires pour le projet.

Exemple simple :

Mais pourquoi faire un OBS ? Quel est le lien avec le WBS ? avec la suite du processus ?

L'OBS vous sert à :

faire la liste des ressources nécessaires pour votre projet (on ne parle pas encore des humains (Marc, Jean, etc...), mais uniquement des ressources (technicien, dev, etc ...)
représenter visuellement toutes les ressources nécessaires pour le projet
définir les activités de chaque ressource en le mixant avec le WBS afin de démarrer votre planification !

Voici comment vous faites le lien entre le WBS et l'OBS :

Explications :

les tuiles jaunes sont les activités du projet (WBS)
les tuiles bleues sont les ressources (OBS)
les tuiles vertes sont les activités assignées aux ressources

😵

Alors oui, je vous l'accorde, c'est une gymnastique cérébrale !

Pour de petits projets, vous pourrez vous débrouiller sans l'OBS, puisque vous avez peu d'activités, que les ressources humaines que vous gérez sont toujours les mêmes et que vous les connaissez.

En revanche, si vous gérez un gros projet (plusieurs 100k€) avec beaucoup de ressources (> 10), il faudra peut-être songer à l'utiliser, pour vous simplifier la planification.

A votre tour ! Concevez votre OBS afin d'avoir un organigramme des ressources nécessaires à votre projet.

-> A catégoriser par équipe, métier, etc ...

3.0 Découpage des activités du projet